BPBJ Kota Surakarta — E-Purchasing
Tutorial Sistem
E-Purchasing BPBJ
E-Purchasing BPBJ
Panduan lengkap pengajuan, pemantauan, dan proses e-purchasing untuk OPD dan Pejabat Pengadaan Kota Surakarta.
Alur untuk OPD
1
Login ke Dashboard
Login dengan akun OPD. Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ.
2
Klik "Pengajuan Baru"
Isi form 3 langkah: data instansi → detail paket → upload dokumen (KAK, Kertas Kerja, Referensi Harga) — semua wajib
3
Pantau Status di Dashboard
Cek status & riwayat catatan di tabel atau detail pengajuan
4
Upload Revisi jika Perlu Perbaikan
Jika status "Perlu Perbaikan", klik tombol Upload Revisi Dokumen — dokumen lama tetap tersimpan
Alur untuk Pejabat Pengadaan
1
Login ke Dashboard
Login dengan akun PP. Satu akun bisa kelola semua instansi yang ditugaskan.
2
Review Dokumen Pengajuan
Klik 👁️ Detail → periksa KAK, Kertas Kerja, Referensi Harga yang sudah diupload OPD
3
Update Status Step-by-Step
Klik ✏️ Update Progres. Alur wajib berurutan sesuai sistem
4
Isi Catatan (Wajib)
Setiap update status wajib mengisi catatan — otomatis masuk ke Riwayat Catatan
🔄
Alur Status Pengajuan (Step-by-Step)
PP hanya bisa update sesuai urutan — tidak bisa melompat
📥 Sedang Direviu
→
🔄 Perlu Perbaikan
atau
🚫 Ditolak
atau
✅ Diterima
→
📤 Revisi Dikirim
(OPD upload revisi)
→
⚙️ Proses e-Purchasing
→
🎉 Selesai Pengadaan
⚠️
Catatan Penting Alur
- Jika status Ditolak — OPD harus membuat pengajuan baru, tidak bisa lanjut
- Jika status Perlu Perbaikan — OPD upload revisi dokumen, status berubah ke Revisi Dikirim
- PP baru bisa update ke Proses e-Purchasing setelah status Diterima
- Setiap perubahan status tersimpan ke Riwayat Catatan secara otomatis
Bab 2
Dashboard Monitoring
Tampilan monitoring pengajuan E-Purchasing — akses melalui sistem dashboard BPBJ
🔑
Akses Dashboard
- OPD: Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
- PP: Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
- Ganti password di menu Settings setelah login pertama
Sistem E-Purchasing BPBJ Kota Surakarta
OPD dapat memantau status pengajuan secara realtime.
➕ Pengajuan Baru
Total
55
Pengajuan
Direviu
4
Sedang
Perbaikan
8
Perlu
Ditolak
5
e-Purchasing
11
Proses
Selesai
21
Pengadaan
Status Pengajuan
Distribusi berdasarkan progres terkini
Top OPD Pengaju
Berdasarkan jumlah pengajuan
1
Dinas Pendidikan
9
2
Dinas Kesehatan
7
3
Dinas PU & Penataan Ruang
6
4
Dinas Sosial
5
Fitur Utama Dashboard
| Fitur | Keterangan | Siapa yang Bisa |
|---|---|---|
| Pengajuan Baru | Form popup 3 langkah — upload dokumen langsung ke Google Drive | OPD & PP |
| 👁️ Detail Pengajuan | Lihat semua info, riwayat catatan lengkap, dan link dokumen | Semua |
| ✏️ Update Progres | Update status step-by-step + isi catatan (wajib) | PP saja |
| 📤 Upload Revisi | Upload dokumen revisi saat status Perlu Perbaikan | OPD saja |
| Sort & Filter | Klik header kolom untuk sort, gunakan filter di atas tabel | Semua |
| Settings | Ganti password, lihat info akun, logout | Semua |
A1. Login ke Dashboard
Buka dashboard dan login menggunakan akun OPD yang telah disiapkan oleh BPBJ.
🔑
Informasi Akun OPD
- Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
- Jika belum punya akun atau lupa username/password, hubungi Pejabat Pengadaan instansi Anda atau Admin BPBJ
A2. Membuat Pengajuan Baru
Klik tombol "+ Pengajuan Baru" di halaman utama dashboard. Form akan muncul sebagai popup 3 langkah.
| Langkah | Field | Panduan |
|---|---|---|
| ① Data Instansi | Instansi / OPD | Pilih nama instansi dari dropdown — otomatis menampilkan nama Pejabat Pengadaan yang bertugas |
| No. WhatsApp | Nomor WA aktif PIC/PPTK yang bisa dihubungi PP | |
| Jenis Pengadaan | Pilih: Pengadaan Barang atau Jasa | |
| ② Detail Paket | Nama Paket | Sesuai nama paket di RUP/SIRUP |
| Nomor RUP | Nomor dari SIRUP — harus valid dan aktif | |
| Jumlah Anggaran | Sesuai nilai di DPA instansi | |
| Tanggal Mulai–Akhir | Rencana periode pelaksanaan e-purchasing | |
| ③ Dokumen | KAK / Spektek Wajib | PDF/Word sudah ditandatangani Kepala Dinas. Spektek harus sesuai DPA. |
| Kertas Kerja Wajib | Perhitungan HPS, nilai total sesuai DPA | |
| Referensi Harga Wajib | Surat dari penyedia terdaftar aktif di e-Katalog LKPP |
A3. Memantau Status Pengajuan
| Status | Artinya | Yang Harus OPD Lakukan |
|---|---|---|
| ● Sedang Direviu | PP sedang memeriksa dokumen | Tunggu (1–3 hari kerja) |
| ● Perlu Perbaikan | Ada kekurangan pada dokumen | Baca catatan → klik Upload Revisi Dokumen |
| ● Revisi Dikirim | OPD sudah upload revisi, menunggu PP mereview ulang | Tunggu hasil review PP |
| ● Ditolak | Pengajuan tidak bisa dilanjutkan | Buat Pengajuan Baru dari awal setelah koordinasi dengan PP |
| ● Diterima | Dokumen lengkap & valid | Tunggu PP memproses di e-Katalog |
| ● Proses e-Purchasing | PP sedang melakukan pembelian | Pantau, siapkan penerimaan barang/jasa |
| ● Selesai Pengadaan | Proses selesai | Koordinasikan penerimaan & BAST |
A4. Upload Revisi Dokumen
📤
Cara Upload Revisi saat Status "Perlu Perbaikan"
- Buka detail pengajuan → klik tombol kuning "📤 Upload Revisi Dokumen"
- Upload file revisi KAK dan/atau Kertas Kerja yang sudah diperbaiki
- Isi Catatan Revisi — jelaskan perubahan yang dilakukan
- Dokumen lama tidak ditimpa — revisi tersimpan sebagai Dokumen Revisi 1, 2, dst.
- PP akan menerima notifikasi dan mereview ulang dokumen revisi
B1. Login ke Dashboard
🔑
Informasi Akun Pejabat Pengadaan
- Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
- Satu akun bisa mengelola semua instansi yang ditugaskan
- Tombol ✏️ Update Progres hanya muncul pada pengajuan yang menjadi tanggung jawab Anda
B2. Review Dokumen & Update Status
1
Klik 👁️ Detail pada baris pengajuan
Lihat semua informasi: nama paket, instansi, anggaran, dokumen yang diupload, dan riwayat catatan
2
Periksa semua dokumen
Klik link dokumen KAK, Kertas Kerja, dan Referensi Harga — pastikan sesuai ketentuan sebelum update status
3
Verifikasi Nomor RUP di SIRUP
Cek di
sirup.lkpp.go.id — nama paket, nilai, dan status harus valid4
Klik ✏️ Update Progres
Pilih status berikutnya sesuai alur — sistem hanya menampilkan pilihan yang valid
5
Isi Catatan (Wajib kecuali Diterima)
Tulis catatan yang spesifik — otomatis masuk ke Riwayat Catatan dengan nomor urut dan tanggal
📋
Aturan Update Status Step-by-Step
- Sedang Direviu → bisa pilih: Perlu Perbaikan, Diterima, atau Ditolak
- Perlu Perbaikan → menunggu OPD upload revisi; setelah OPD upload, status berubah ke Revisi Dikirim
- Revisi Dikirim → bisa pilih: Perlu Perbaikan (lagi), Diterima, atau Ditolak
- Diterima → hanya bisa pilih: Proses e-Purchasing
- Ditolak / Selesai → tidak bisa update lagi. Pengajuan tertutup.
- Catatan wajib diisi untuk semua status kecuali "Diterima"
B3. Proses E-Purchasing di e-Katalog LKPP
Setelah dokumen Diterima, update status ke Proses e-Purchasing lalu lanjutkan ke e-Katalog LKPP.
1
Update ke "Proses e-Purchasing"
Isi catatan: "[Tgl] Dokumen diterima, proses pembelian dimulai di e-Katalog LKPP."
2
Login ke e-Katalog LKPP
Akses
ekatalog.lkpp.go.id menggunakan akun Pejabat Pengadaan3
Cari Produk & Verifikasi Penyedia
Gunakan Referensi Harga dari dokumen pengajuan. Pastikan spesifikasi produk sesuai KAK dan DPA.
4
Negosiasi Harga
Lakukan negosiasi via fitur e-Katalog. Harga tidak boleh melebihi HPS.
5
Buat Surat Pesanan (SP)
Proses SP di e-Katalog sesuai ketentuan setelah harga disepakati
6
Update ke "Selesai Pengadaan"
Isi catatan: "[Tgl] Proses e-Purchasing selesai." — pengadaan tuntas.
C1. Kalender Bulanan (FullCalendar)
Kalender Bulanan menampilkan semua paket pengadaan dalam tampilan kalender interaktif — bar paket menyambung otomatis antar kolom sehingga nama paket terbaca penuh.
🔍
Filter Metode Pengadaan di Kalender Bulanan
- Semua Jenis — menampilkan semua paket: E-Purchasing + Pengadaan Langsung + Tender/Seleksi
- E-Purchasing — hanya paket yang diajukan melalui form pengajuan dashboard
- Pengadaan Langsung — paket dari sheet KalenderKerja dengan metode Pengadaan Langsung
- Tender/Seleksi — paket dari sheet KalenderKerja dengan metode Tender atau Seleksi
| Warna | Artinya | Sumber Data |
|---|---|---|
| ■ Hijau tua | Selesai Pengadaan | Form E-Purchasing |
| ■ Biru | Sedang Direviu | Form E-Purchasing |
| ■ Kuning | Perlu Perbaikan | Form E-Purchasing |
| ■ Merah | Ditolak | Form E-Purchasing |
| ■ Ungu | Proses e-Purchasing | Form E-Purchasing |
| ■ Kuning pastel | Pengadaan Langsung | KalenderKerja (PP input) |
| ■ Pink pastel | Tender / Seleksi | KalenderKerja (PP input) |
C2. Input Jadwal Pengadaan Langsung / Tender (Khusus PP)
Pejabat Pengadaan dapat menambahkan jadwal Pengadaan Langsung atau Tender/Seleksi ke Kalender Kerja melalui panel SPSE.
1
Klik "📋 Input SPSE" di tab Jadwal Pengadaan
Panel input jadwal akan terbuka di bagian bawah halaman
2
Isi Nama Paket, Metode, Dinas, Pejabat
Pilih metode: Pengadaan Langsung / Tender / Seleksi. No WA PIC/PPTK opsional
3
Paste teks jadwal dari SPSE
Salin jadwal dari sistem SPSE/SIPSN lalu paste — sistem otomatis mengurai tahap dan tanggal
4
Klik "Simpan Jadwal"
Data tersimpan ke sheet KalenderKerja dan otomatis muncul di Kalender Bulanan & Calendar Heatmap
⚠️
Catatan Penting Input Jadwal
- Fitur input jadwal hanya tersedia untuk akun PP yang sudah login
- Jadwal yang diinput akan tampil di Kalender Bulanan, Calendar Heatmap, dan tab Jadwal Pengadaan (Gantt)
- Data Pengadaan Langsung/Tender tidak melewati alur review dokumen — langsung masuk kalender
- Untuk menghapus jadwal, gunakan tombol 🗑️ di tab Jadwal Pengadaan
C3. Tampilan Popup Detail Paket
| Tipe Klik | Hasil |
|---|---|
| Klik bar E-Purchasing | Buka detail pengajuan lengkap (riwayat catatan, dokumen) — khusus akun PP yang login |
| Klik bar Pengadaan Langsung / Tender | Buka tabel tahap-tahap jadwal dari KalenderKerja (nama tahap, tanggal mulai, tanggal selesai) |
| Klik "+N lainnya" | Popup daftar semua paket di hari tersebut — klik salah satu paket untuk detail |
Bab 6
🌡️ Beban Kerja Pejabat Pengadaan
Heatmap dan timeline beban kerja PP — menggabungkan data E-Purchasing dan Pengadaan Langsung/Tender
D1. Heatmap Beban Kerja (Tabel)
📊
Cara Membaca Heatmap Beban Kerja
- Menampilkan jumlah paket aktif per Pejabat Pengadaan dalam bentuk tabel berwarna
- Hijau (0–2 paket): Beban Ringan
- Kuning (3–5 paket): Beban Normal
- Merah (>5 paket): Beban Tinggi
- Gunakan filter Metode dan Sort untuk menyesuaikan tampilan
- Klik 🔄 Refresh untuk memperbarui data terkini
D2. Heatmap Kalender Kerja Pejabat Pengadaan
Menampilkan kepadatan paket pengadaan per hari dalam tampilan mirip contribution graph. Gunakan filter Pejabat dan Tahun untuk melihat data spesifik.
📅
Cara Membaca Heatmap Kalender
- Setiap kotak mewakili satu hari — warna semakin gelap berarti semakin banyak paket aktif
- Hover di atas kotak untuk melihat jumlah paket pada hari tersebut
- Filter per pejabat untuk fokus pada beban kerja individu
- Sumber data: gabungan pengajuan E-Purchasing dan jadwal KalenderKerja
Bab 7
Panduan Status & Riwayat Catatan
Sistem pencatatan otomatis — setiap update status tersimpan ke Riwayat Catatan dengan nomor urut dan tanggal
📌 Status Progres
Update dilakukan PP secara berurutan. Setiap update wajib disertai catatan (kecuali Diterima).
● Sedang Direviu
● Perlu Perbaikan
● Revisi Dikirim
● Ditolak
● Diterima
● Proses e-Purchasing
● Selesai Pengadaan
📝 Riwayat Catatan
Setiap catatan yang ditulis PP tidak pernah ditimpa — ditambahkan secara otomatis dengan nomor urut dan tanggal.
1. [12-03-2026 09:15 | Sedang Direviu] Pengajuan diterima, dokumen sedang diperiksa.
2. [13-03-2026 14:30 | Perlu Perbaikan] KAK belum ttd Kepala Dinas. Spektek tidak sesuai DPA pada item RAM.
3. [14-03-2026 10:00 | Diterima] Dok sudah diperbaiki, semua sesuai DPA. Diterima.
4. [15-03-2026 08:45 | Proses e-Purchasing] Proses pembelian dimulai di e-Katalog LKPP.
Template Catatan per Status
| Status | Template Catatan | Tindak Lanjut PP |
|---|---|---|
| Sedang Direviu | Pengajuan diterima, dokumen sedang dalam proses review. (opsional) | Review semua dokumen |
| Perlu Perbaikan | KAK belum ttd Kepala Dinas. Spektek tidak sesuai DPA pada item [sebutkan]. Mohon perbaiki dan upload revisi. | Hubungi OPD via WA |
| Revisi Dikirim | (otomatis terisi saat OPD upload revisi) | Review ulang dokumen revisi OPD |
| Ditolak | Ditolak: [alasan jelas]. OPD perlu membuat pengajuan baru setelah koordinasi. | Dokumentasikan alasan |
| Diterima | (tidak wajib) Semua dokumen lengkap, Spektek sesuai DPA. Akan diproses EP. | Lanjut ke e-Katalog |
| Proses e-Purchasing | Proses pembelian berjalan di e-Katalog. Negosiasi: [status]. Estimasi selesai: [tgl]. | Monitor hingga selesai |
| Selesai Pengadaan | Proses e-Purchasing selesai. | Pengadaan tuntas |
Bab 8
Tentang Sistem
Informasi teknis dan kontak dukungan sistem E-Purchasing BPBJ Kota Surakarta
✅
Anda telah menyelesaikan seluruh tutorial!
- Download PDF tutorial untuk referensi offline menggunakan tombol di sidebar
- Kembali ke bab manapun kapan saja menggunakan menu di sebelah kiri
Informasi Sistem
| Informasi | Keterangan |
|---|---|
| Nama Sistem | Sistem Monitoring E-Purchasing BPBJ Kota Surakarta |
| Pengelola | Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (BPBJ) Pemerintah Kota Surakarta |
| Sumber Data | Google Spreadsheet — data realtime, diperbarui setiap saat |
| Akses | Login OPD dan PP diperlukan untuk fitur pengajuan dan update status |
Untuk Mendapatkan Akun
🔑
Kontak Admin BPBJ
- Untuk mendapatkan username dan password akun OPD maupun PP, silahkan hubungi Admin BPBJ secara langsung
- Ganti password segera setelah login pertama melalui menu Settings
File PDF berisi semua materi tutorial dalam format yang dapat dicetak