BPBJ Kota Surakarta — E-Purchasing
Tutorial Sistem
E-Purchasing BPBJ
E-Purchasing BPBJ
Panduan lengkap pengajuan, pemantauan, dan proses e-purchasing untuk OPD dan Pejabat Pengadaan Kota Surakarta.
Alur untuk OPD
1
Login ke Dashboard
Login dengan akun OPD. Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ.
2
Klik "Pengajuan Baru"
Isi form 3 langkah: data instansi → detail paket → upload dokumen (KAK, Kertas Kerja, Referensi Harga) — semua wajib
3
Pantau Status di Dashboard
Cek status & riwayat catatan di tabel atau detail pengajuan
4
Upload Revisi jika Perlu Perbaikan
Jika status "Perlu Perbaikan", klik tombol Upload Revisi Dokumen — dokumen lama tetap tersimpan
Alur untuk Pejabat Pengadaan
1
Login ke Dashboard
Login dengan akun PP. Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ. Satu akun bisa kelola semua instansi yang ditugaskan.
2
Review Dokumen Pengajuan
Klik 👁️ Detail → periksa KAK, Kertas Kerja, Referensi Harga yang sudah diupload OPD
3
Update Status Step-by-Step
Klik ✏️ Update Progres. Alur wajib berurutan: Sedang Direviu → Perlu Perbaikan / Diterima / Ditolak → Proses e-Purchasing → Selesai
4
Isi Catatan (Wajib)
Setiap update status wajib mengisi catatan — otomatis masuk ke Riwayat Catatan dengan nomor & tanggal
🔄
Alur Status Pengajuan (Step-by-Step)
PP hanya bisa update sesuai urutan — tidak bisa melompat
📥 Sedang Direviu
→
🔄 Perlu Perbaikan
atau
🚫 Ditolak
atau
✅ Diterima
→
📤 Revisi Dikirim
(OPD upload revisi)
→
⚙️ Proses e-Purchasing
→
🎉 Selesai Pengadaan
⚠️
Catatan Penting Alur
- Jika status Ditolak — OPD harus membuat pengajuan baru, tidak bisa lanjut
- Jika status Perlu Perbaikan — OPD upload revisi dokumen, PP review ulang
- PP baru bisa update ke Proses e-Purchasing setelah status Diterima
- Setiap perubahan status tersimpan ke Riwayat Catatan secara otomatis
Dashboard Monitoring
Tampilan monitoring pengajuan E-Purchasing — akses melalui sistem dashboard BPBJ
🔑
Akses Dashboard
- OPD: Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
- PP: Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
- Ganti password di menu Settings setelah login pertama
📱
Fitur Utama Dashboard
| Fitur | Keterangan | Siapa yang Bisa |
|---|---|---|
| Pengajuan Baru | Form popup 3 langkah — upload dokumen langsung ke Google Drive | OPD & PP |
| 👁️ Detail Pengajuan | Lihat semua info, riwayat catatan lengkap, dan link dokumen | Semua |
| ✏️ Update Progres | Update status step-by-step + isi catatan (wajib) | PP saja |
| 📤 Upload Revisi | Upload dokumen revisi saat status Perlu Perbaikan | OPD saja |
| Sort & Filter | Klik header kolom untuk sort, gunakan filter di atas tabel | Semua |
| Settings | Ganti password, lihat info akun, logout | Semua |
A1. Login ke Dashboard
Buka dashboard dan login menggunakan akun OPD yang telah disiapkan oleh BPBJ.
🔑
Informasi Akun OPD
- Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
- Jika belum punya akun atau lupa username/password, hubungi Pejabat Pengadaan instansi Anda atau Admin BPBJ
A2. Membuat Pengajuan Baru
Klik tombol "+ Pengajuan Baru" di halaman utama dashboard. Form akan muncul sebagai popup 3 langkah.
FORM PENGAJUAN E-PURCHASING
Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (BPBJ) – Kota Surakarta
① Data Instansi
② Detail Paket
③ Dokumen
📋
Panduan Pengisian Setiap Langkah
| Langkah | Field | Panduan |
|---|---|---|
| ① Data Instansi | Instansi / OPD | Pilih nama instansi dari dropdown — otomatis menampilkan nama Pejabat Pengadaan yang bertugas |
| No. WhatsApp | Nomor WA aktif PIC/PPTK yang bisa dihubungi PP | |
| Jenis Pengadaan | Pilih: Pengadaan Barang atau Jasa | |
| ② Detail Paket | Nama Paket | Sesuai nama paket di RUP/SIRUP |
| Nomor RUP | Nomor dari SIRUP — harus valid dan aktif | |
| Jumlah Anggaran | Sesuai nilai di DPA instansi | |
| Tanggal Mulai–Akhir | Rencana periode pelaksanaan e-purchasing | |
| ③ Dokumen | KAK / Spektek Wajib | PDF/Word sudah ditandatangani Kepala Dinas. Spektek harus sesuai DPA. |
| Kertas Kerja Wajib | Perhitungan HPS, nilai total sesuai DPA | |
| Referensi Harga Wajib | Surat dari penyedia terdaftar aktif di e-Katalog LKPP |
A3. Memantau Status Pengajuan
📡
Arti Setiap Status Pengajuan
| Status | Artinya | Yang Harus OPD Lakukan |
|---|---|---|
| ● Sedang Direviu | PP sedang memeriksa dokumen | Tunggu (1–3 hari kerja) |
| ● Perlu Perbaikan | Ada kekurangan pada dokumen | Baca catatan → klik Upload Revisi Dokumen |
| ● Revisi Dikirim | OPD sudah upload revisi, menunggu PP mereview ulang | Tunggu hasil review PP |
| ● Ditolak | Pengajuan tidak bisa dilanjutkan | Buat Pengajuan Baru dari awal setelah koordinasi dengan PP |
| ● Diterima | Dokumen lengkap & valid | Tunggu PP memproses di e-Katalog |
| ● Proses e-Purchasing | PP sedang melakukan pembelian | Pantau, siapkan penerimaan barang/jasa |
| ● Selesai Pengadaan | Proses selesai | Koordinasikan penerimaan & BAST |
A4. Upload Revisi Dokumen
📤
Cara Upload Revisi saat Status "Perlu Perbaikan"
- Buka detail pengajuan → klik tombol kuning "📤 Upload Revisi Dokumen"
- Upload file revisi KAK dan/atau Kertas Kerja yang sudah diperbaiki
- Isi Catatan Revisi — jelaskan perubahan yang dilakukan
- Dokumen lama tidak ditimpa — revisi tersimpan sebagai Dokumen Revisi 1, 2, dst.
- PP akan menerima notifikasi dan mereview ulang dokumen revisi
B1. Login ke Dashboard
🔑
Informasi Akun Pejabat Pengadaan
- Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
- Satu akun bisa mengelola semua instansi yang ditugaskan — sistem otomatis menampilkan hanya pengajuan dari instansi Anda
- Tombol ✏️ Update Progres hanya muncul pada pengajuan yang menjadi tanggung jawab Anda
B2. Review Dokumen & Update Status
1
Klik 👁️ Detail pada baris pengajuan
Lihat semua informasi: nama paket, instansi, anggaran, dokumen yang diupload, dan riwayat catatan
2
Periksa semua dokumen
Klik link dokumen KAK, Kertas Kerja, dan Referensi Harga — pastikan sesuai ketentuan sebelum update status
3
Verifikasi Nomor RUP di SIRUP
Cek di
sirup.lkpp.go.id — nama paket, nilai, dan status harus valid4
Klik ✏️ Update Progres
Pilih status berikutnya sesuai alur — sistem hanya menampilkan pilihan yang valid
5
Isi Catatan (Wajib kecuali Diterima)
Tulis catatan yang spesifik — otomatis masuk ke Riwayat Catatan dengan nomor urut dan tanggal
📋
Aturan Update Status Step-by-Step
- Sedang Direviu → bisa pilih: Perlu Perbaikan, Diterima, atau Ditolak
- Perlu Perbaikan → menunggu OPD upload revisi; setelah OPD upload, status berubah ke Revisi Dikirim
- Revisi Dikirim → bisa pilih: Perlu Perbaikan (lagi), Diterima, atau Ditolak
- Diterima → hanya bisa pilih: Proses e-Purchasing
- Ditolak / Selesai → tidak bisa update lagi. Pengajuan tertutup.
- Catatan wajib diisi untuk semua status kecuali "Diterima"
B3. Proses E-Purchasing di e-Katalog LKPP
Setelah dokumen Diterima, update status ke Proses e-Purchasing lalu lanjutkan ke e-Katalog LKPP.
1
Update ke "Proses e-Purchasing"
Isi catatan: "[Tgl] Dokumen diterima, proses pembelian dimulai di e-Katalog LKPP."
2
Login ke e-Katalog LKPP
Akses
ekatalog.lkpp.go.id menggunakan akun Pejabat Pengadaan3
Cari Produk & Verifikasi Penyedia
Gunakan Referensi Harga dari dokumen pengajuan. Pastikan spesifikasi produk sesuai KAK dan DPA.
4
Negosiasi Harga
Lakukan negosiasi via fitur e-Katalog. Harga tidak boleh melebihi HPS.
5
Buat Surat Pesanan (SP)
Proses SP di e-Katalog sesuai ketentuan setelah harga disepakati
6
Update ke "Selesai Pengadaan"
Isi catatan: "[Tgl] Proses e-Purchasing selesai." — pengadaan tuntas.
C1. Kalender Bulanan (FullCalendar)
Kalender Bulanan menampilkan semua paket pengadaan dalam tampilan kalender interaktif — bar paket menyambung otomatis antar kolom sehingga nama paket terbaca penuh.
🔍
Filter Metode Pengadaan di Kalender Bulanan
- Semua Jenis — menampilkan semua paket: E-Purchasing (dari form) + Pengadaan Langsung + Tender/Seleksi (dari Kalender Kerja)
- E-Purchasing — hanya paket yang diajukan melalui form pengajuan dashboard
- Pengadaan Langsung — paket dari sheet KalenderKerja dengan metode Pengadaan Langsung
- Tender/Seleksi — paket dari sheet KalenderKerja dengan metode Tender atau Seleksi
🎨
Warna Bar per Metode/Status
Klik bar untuk melihat detail paket
| Warna | Artinya | Sumber Data |
|---|---|---|
| ■ Hijau tua | Selesai Pengadaan | Form E-Purchasing |
| ■ Biru | Sedang Direviu | Form E-Purchasing |
| ■ Kuning | Perlu Perbaikan | Form E-Purchasing |
| ■ Merah | Ditolak | Form E-Purchasing |
| ■ Ungu | Proses e-Purchasing | Form E-Purchasing |
| ■ Kuning pastel | Pengadaan Langsung | KalenderKerja (PP input) |
| ■ Pink pastel | Tender / Seleksi | KalenderKerja (PP input) |
C2. Input Jadwal Pengadaan Langsung / Tender (Khusus PP)
Pejabat Pengadaan dapat menambahkan jadwal Pengadaan Langsung atau Tender/Seleksi ke Kalender Kerja melalui panel SPSE.
1
Klik "📋 Input SPSE" di tab Jadwal Pengadaan
Panel input jadwal akan terbuka di bagian bawah halaman
2
Isi Nama Paket, Metode, Dinas, Pejabat
Pilih metode: Pengadaan Langsung / Tender / Seleksi. No WA PIC/PPTK opsional untuk keperluan koordinasi
3
Paste teks jadwal dari SPSE
Salin jadwal dari sistem SPSE/SIPSN lalu paste — sistem akan otomatis mengurai tahap dan tanggal mulai-selesai
4
Klik "Simpan Jadwal"
Data tersimpan ke sheet KalenderKerja dan otomatis muncul di Kalender Bulanan & Calendar Heatmap
⚠️
Catatan Penting Input Jadwal
- Fitur input jadwal hanya tersedia untuk akun PP yang sudah login
- Jadwal yang diinput melalui SPSE akan tampil di Kalender Bulanan, Calendar Heatmap, dan tab Jadwal Pengadaan (Gantt)
- Data Pengadaan Langsung/Tender dari KalenderKerja tidak melewati alur review dokumen — langsung masuk kalender
- Untuk menghapus jadwal, gunakan tombol 🗑️ di tab Jadwal Pengadaan
C3. Tampilan Popup Detail Paket
🖱️
Klik Bar / "+more" di Kalender
Popup detail otomatis menutup layar "+more" saat dibuka
| Tipe Klik | Hasil |
|---|---|
| Klik bar E-Purchasing | Buka detail pengajuan lengkap (riwayat catatan, dokumen) — khusus akun PP yang login |
| Klik bar Pengadaan Langsung / Tender | Buka tabel tahap-tahap jadwal dari KalenderKerja (nama tahap, tanggal mulai, tanggal selesai) |
| Klik "+N lainnya" | Popup daftar semua paket di hari tersebut — klik salah satu paket untuk detail, popup list otomatis menutup |
🌡️ Beban Kerja Pejabat Pengadaan
Heatmap dan timeline beban kerja PP — menggabungkan data E-Purchasing (form) dan Pengadaan Langsung/Tender (KalenderKerja)
D1. Heatmap Beban Kerja (Tabel)
🌡️
Cara Membaca Heatmap Beban Kerja
- Tabel menampilkan setiap Pejabat Pengadaan dengan kolom Paket Aktif, Total Paket, dan Beban Relatif
- Bar Beban Relatif — panjang bar bersifat relatif terhadap PP yang paling sibuk (bukan threshold tetap). 🟢 Ringan · 🟡 Sedang · 🔴 Padat
- Data mencakup paket dari form E-Purchasing + KalenderKerja (Pengadaan Langsung & Tender)
- Gunakan filter Metode untuk melihat beban per metode pengadaan saja
D2. Calendar Heatmap (GitHub-style)
📅
Cara Membaca Calendar Heatmap
- Setiap kotak = satu hari. Warna makin gelap = makin banyak paket aktif pada hari tersebut
- Gunakan dropdown Pejabat untuk melihat heatmap per PP, atau biarkan "Semua Pejabat" untuk tampilan gabungan
- Data mencakup dua sumber: paket E-Purchasing (tglMulai–tglAkhir) + jadwal KalenderKerja (tanggal_mulai–tanggal_selesai)
- Klik kotak tanggal untuk melihat daftar paket yang aktif pada hari tersebut — lengkap dengan badge metode (E-Purchasing / PL / Tender)
D3. Jadwal Pengadaan (Kalender Bulanan)
Tab Jadwal Pengadaan menampilkan semua jadwal dalam tampilan kalender bulanan — sama persis dengan Kalender Bulanan tetapi khusus untuk data KalenderKerja (PP input). Hanya tersedia untuk akun PP/Admin yang sudah login.
💡
Cara Membaca Jadwal Pengadaan
- Setiap bar berwarna = satu paket pengadaan. Bar menyambung otomatis antar kolom — nama paket terbaca penuh
- Warna bar menunjukkan metode/status — lihat legend di atas kalender
- Tanggal dengan lingkaran kuning = hari ini
- Klik bar Pengadaan Langsung / Tender → popup tabel tahap dari SPSE
- Klik "+N lainnya" → daftar semua paket di hari tersebut, klik salah satu untuk detail
- Gunakan tombol ➕ Tambah Jadwal untuk input jadwal baru dari SPSE (PP/Admin saja)
Panduan Status & Riwayat Catatan
Sistem pencatatan otomatis — setiap update status tersimpan ke Riwayat Catatan dengan nomor urut dan tanggal
📌 Status Progres
Update dilakukan PP secara berurutan. Setiap update wajib disertai catatan (kecuali Diterima).
● Sedang Direviu
● Perlu Perbaikan
● Revisi Dikirim
● Ditolak
● Diterima
● Proses e-Purchasing
● Selesai Pengadaan
📝 Riwayat Catatan
Setiap catatan yang ditulis PP tidak pernah ditimpa — ditambahkan secara otomatis dengan nomor urut dan tanggal.
1. [12-03-2026 09:15 | Sedang Direviu] Pengajuan diterima, dokumen sedang diperiksa.
2. [13-03-2026 14:30 | Perlu Perbaikan] KAK belum ttd Kepala Dinas. Spektek tidak sesuai DPA pada item RAM (DPA: 16GB, KAK: 8GB).
3. [14-03-2026 10:00 | Diterima] Dok sudah diperbaiki, semua sesuai DPA. Diterima.
4. [15-03-2026 08:45 | Proses e-Purchasing] Proses pembelian dimulai di e-Katalog LKPP.
🗂️
Template Catatan per Status
Salin dan sesuaikan dengan kondisi/temuan
| Status | Template Catatan | Tindak Lanjut PP |
|---|---|---|
| Sedang Direviu | Pengajuan diterima, dokumen sedang dalam proses review. (opsional) | Review semua dokumen |
| Perlu Perbaikan | KAK belum ttd Kepala Dinas. Spektek tidak sesuai DPA pada item [sebutkan]. Mohon perbaiki dan upload revisi. | Hubungi OPD via WA |
| Revisi Dikirim | (otomatis terisi saat OPD upload revisi) | Review ulang dokumen revisi OPD |
| Ditolak | Ditolak: [alasan jelas]. OPD perlu membuat pengajuan baru setelah koordinasi. | Dokumentasikan alasan |
| Diterima | (tidak wajib) Semua dokumen lengkap, Spektek sesuai DPA. Akan diproses EP. | Lanjut ke e-Katalog |
| Proses e-Purchasing | Proses pembelian berjalan di e-Katalog. Negosiasi: [status]. Estimasi selesai: [tgl]. | Monitor hingga selesai |
| Selesai Pengadaan | Proses e-Purchasing selesai. | Pengadaan tuntas |