BPBJ Kota Surakarta — E-Purchasing
Tutorial Sistem
E-Purchasing BPBJ
Panduan lengkap pengajuan, pemantauan, dan proses e-purchasing untuk OPD dan Pejabat Pengadaan Kota Surakarta.
🏢 Tutorial OPD 👤 Tutorial Pejabat 📅 Kalender Pengadaan 🌡️ Beban Kerja PP
Alur untuk OPD
1
Login ke Dashboard
Login dengan akun OPD. Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ.
2
Klik "Pengajuan Baru"
Isi form 3 langkah: data instansi → detail paket → upload dokumen (KAK, Kertas Kerja, Referensi Harga) — semua wajib
3
Pantau Status di Dashboard
Cek status & riwayat catatan di tabel atau detail pengajuan
4
Upload Revisi jika Perlu Perbaikan
Jika status "Perlu Perbaikan", klik tombol Upload Revisi Dokumen — dokumen lama tetap tersimpan
Alur untuk Pejabat Pengadaan
1
Login ke Dashboard
Login dengan akun PP. Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ. Satu akun bisa kelola semua instansi yang ditugaskan.
2
Review Dokumen Pengajuan
Klik 👁️ Detail → periksa KAK, Kertas Kerja, Referensi Harga yang sudah diupload OPD
3
Update Status Step-by-Step
Klik ✏️ Update Progres. Alur wajib berurutan: Sedang Direviu → Perlu Perbaikan / Diterima / Ditolak → Proses e-Purchasing → Selesai
4
Isi Catatan (Wajib)
Setiap update status wajib mengisi catatan — otomatis masuk ke Riwayat Catatan dengan nomor & tanggal
🔄
Alur Status Pengajuan (Step-by-Step)
PP hanya bisa update sesuai urutan — tidak bisa melompat
📥 Sedang Direviu
→
🔄 Perlu Perbaikan
atau
🚫 Ditolak
atau
✅ Diterima
→
⚙️ Proses e-Purchasing
→
🎉 Selesai Pengadaan
⚠️
Catatan Penting Alur
  • Jika status Ditolak — OPD harus membuat pengajuan baru, tidak bisa lanjut
  • Jika status Perlu Perbaikan — OPD upload revisi dokumen, PP review ulang
  • PP baru bisa update ke Proses e-Purchasing setelah status Diterima
  • Setiap perubahan status tersimpan ke Riwayat Catatan secara otomatis
Dashboard Monitoring
Tampilan monitoring pengajuan E-Purchasing — akses melalui sistem dashboard BPBJ
🔑
Akses Dashboard
  • OPD: Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
  • PP: Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
  • Ganti password di menu Settings setelah login pertama
MONITORING E-PURCHASING
BAGIAN PENGADAAN BARANG DAN JASA – KOTA SURAKARTA
● Data realtime dari sistem — diperbarui setiap saat
Total
Pengajuan
55
Sedang
Direviu
4
Perlu
Perbaikan
8
Diterima
 
6
Ditolak
 
5
Proses
e-Purchasing
11
Selesai
Pengadaan
21
Status Pengajuan
Jenis Pengadaan
Jumlah Pengajuan per Pejabat Pengadaan
📱
Fitur Utama Dashboard
FiturKeteranganSiapa yang Bisa
Pengajuan BaruForm popup 3 langkah — upload dokumen langsung ke Google DriveOPD & PP
👁️ Detail PengajuanLihat semua info, riwayat catatan lengkap, dan link dokumenSemua
✏️ Update ProgresUpdate status step-by-step + isi catatan (wajib)PP saja
📤 Upload RevisiUpload dokumen revisi saat status Perlu PerbaikanOPD saja
Sort & FilterKlik header kolom untuk sort, gunakan filter di atas tabelSemua
SettingsGanti password, lihat info akun, logoutSemua
A
Tutorial untuk OPD
Panduan Login, Pengajuan Baru, Upload Revisi, dan Pemantauan Status
A1. Login ke Dashboard
Buka dashboard dan login menggunakan akun OPD yang telah disiapkan oleh BPBJ.
🔑
Informasi Akun OPD
  • Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
  • Jika belum punya akun atau lupa username/password, hubungi Pejabat Pengadaan instansi Anda atau Admin BPBJ
A2. Membuat Pengajuan Baru
Klik tombol "+ Pengajuan Baru" di halaman utama dashboard. Form akan muncul sebagai popup 3 langkah.
FORM PENGAJUAN E-PURCHASING
Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (BPBJ) – Kota Surakarta
① Data Instansi
② Detail Paket
③ Dokumen
📋
Panduan Pengisian Setiap Langkah
LangkahFieldPanduan
① Data InstansiInstansi / OPDPilih nama instansi dari dropdown — otomatis menampilkan nama Pejabat Pengadaan yang bertugas
No. WhatsAppNomor WA aktif PIC/PPTK yang bisa dihubungi PP
Jenis PengadaanPilih: Pengadaan Barang atau Jasa
② Detail PaketNama PaketSesuai nama paket di RUP/SIRUP
Nomor RUPNomor dari SIRUP — harus valid dan aktif
Jumlah AnggaranSesuai nilai di DPA instansi
Tanggal Mulai–AkhirRencana periode pelaksanaan e-purchasing
③ DokumenKAK / Spektek WajibPDF/Word sudah ditandatangani Kepala Dinas. Spektek harus sesuai DPA.
Kertas Kerja WajibPerhitungan HPS, nilai total sesuai DPA
Referensi Harga WajibSurat dari penyedia terdaftar aktif di e-Katalog LKPP
A3. Memantau Status Pengajuan
📡
Arti Setiap Status Pengajuan
StatusArtinyaYang Harus OPD Lakukan
● Sedang DireviuPP sedang memeriksa dokumenTunggu (1–3 hari kerja)
● Perlu PerbaikanAda kekurangan pada dokumenBaca catatan → klik Upload Revisi Dokumen
● DitolakPengajuan tidak bisa dilanjutkanBuat Pengajuan Baru dari awal setelah koordinasi dengan PP
● DiterimaDokumen lengkap & validTunggu PP memproses di e-Katalog
● Proses e-PurchasingPP sedang melakukan pembelianPantau, siapkan penerimaan barang/jasa
● Selesai PengadaanProses selesaiKoordinasikan penerimaan & BAST
A4. Upload Revisi Dokumen
📤
Cara Upload Revisi saat Status "Perlu Perbaikan"
  • Buka detail pengajuan → klik tombol kuning "📤 Upload Revisi Dokumen"
  • Upload file revisi KAK dan/atau Kertas Kerja yang sudah diperbaiki
  • Isi Catatan Revisi — jelaskan perubahan yang dilakukan
  • Dokumen lama tidak ditimpa — revisi tersimpan sebagai Dokumen Revisi 1, 2, dst.
  • PP akan menerima notifikasi dan mereview ulang dokumen revisi
B
Tutorial untuk Pejabat Pengadaan
Login, Review Dokumen, Update Status Step-by-Step, dan Proses e-Purchasing
B1. Login ke Dashboard
🔑
Informasi Akun Pejabat Pengadaan
  • Untuk username dan password, silahkan hubungi Admin BPBJ
  • Satu akun bisa mengelola semua instansi yang ditugaskan — sistem otomatis menampilkan hanya pengajuan dari instansi Anda
  • Tombol ✏️ Update Progres hanya muncul pada pengajuan yang menjadi tanggung jawab Anda
B2. Review Dokumen & Update Status
1
Klik 👁️ Detail pada baris pengajuan
Lihat semua informasi: nama paket, instansi, anggaran, dokumen yang diupload, dan riwayat catatan
2
Periksa semua dokumen
Klik link dokumen KAK, Kertas Kerja, dan Referensi Harga — pastikan sesuai ketentuan sebelum update status
3
Verifikasi Nomor RUP di SIRUP
Cek di sirup.lkpp.go.id — nama paket, nilai, dan status harus valid
4
Klik ✏️ Update Progres
Pilih status berikutnya sesuai alur — sistem hanya menampilkan pilihan yang valid
5
Isi Catatan (Wajib kecuali Diterima)
Tulis catatan yang spesifik — otomatis masuk ke Riwayat Catatan dengan nomor urut dan tanggal
📋
Aturan Update Status Step-by-Step
  • Sedang Direviu → bisa pilih: Perlu Perbaikan, Diterima, atau Ditolak
  • Perlu Perbaikan → bisa pilih: Perlu Perbaikan (lagi), Diterima, atau Ditolak
  • Diterima → hanya bisa pilih: Proses e-Purchasing
  • Ditolak / Selesai → tidak bisa update lagi. Pengajuan tertutup.
  • Catatan wajib diisi untuk semua status kecuali "Diterima"
B3. Proses E-Purchasing di e-Katalog LKPP
Setelah dokumen Diterima, update status ke Proses e-Purchasing lalu lanjutkan ke e-Katalog LKPP.
1
Update ke "Proses e-Purchasing"
Isi catatan: "[Tgl] Dokumen diterima, proses pembelian dimulai di e-Katalog LKPP."
2
Login ke e-Katalog LKPP
Akses ekatalog.lkpp.go.id menggunakan akun Pejabat Pengadaan
3
Cari Produk & Verifikasi Penyedia
Gunakan Referensi Harga dari dokumen pengajuan. Pastikan spesifikasi produk sesuai KAK dan DPA.
4
Negosiasi Harga
Lakukan negosiasi via fitur e-Katalog. Harga tidak boleh melebihi HPS.
5
Buat Surat Pesanan (SP)
Proses SP di e-Katalog sesuai ketentuan setelah harga disepakati
6
Update ke "Selesai Pengadaan"
Isi catatan: "[Tgl] Proses e-Purchasing selesai." — pengadaan tuntas.
📅
Kalender Pengadaan
Visualisasi jadwal e-Purchasing, Pengadaan Langsung, dan Tender/Seleksi dalam satu tampilan kalender
C1. Kalender Bulanan (FullCalendar)
Kalender Bulanan menampilkan semua paket pengadaan dalam tampilan kalender interaktif — bar paket menyambung otomatis antar kolom sehingga nama paket terbaca penuh.
🔍
Filter Metode Pengadaan di Kalender Bulanan
  • Semua Jenis — menampilkan semua paket: E-Purchasing (dari form) + Pengadaan Langsung + Tender/Seleksi (dari Kalender Kerja)
  • E-Purchasing — hanya paket yang diajukan melalui form pengajuan dashboard
  • Pengadaan Langsung — paket dari sheet KalenderKerja dengan metode Pengadaan Langsung
  • Tender/Seleksi — paket dari sheet KalenderKerja dengan metode Tender atau Seleksi
🎨
Warna Bar per Metode/Status
Klik bar untuk melihat detail paket
WarnaArtinyaSumber Data
■ Hijau tuaSelesai PengadaanForm E-Purchasing
■ BiruSedang DireviuForm E-Purchasing
■ KuningPerlu PerbaikanForm E-Purchasing
■ MerahDitolakForm E-Purchasing
■ UnguProses e-PurchasingForm E-Purchasing
■ Kuning pastelPengadaan LangsungKalenderKerja (PP input)
■ Pink pastelTender / SeleksiKalenderKerja (PP input)
C2. Input Jadwal Pengadaan Langsung / Tender (Khusus PP)
Pejabat Pengadaan dapat menambahkan jadwal Pengadaan Langsung atau Tender/Seleksi ke Kalender Kerja melalui panel SPSE.
1
Klik "📋 Input SPSE" di tab Jadwal Pengadaan
Panel input jadwal akan terbuka di bagian bawah halaman
2
Isi Nama Paket, Metode, Dinas, Pejabat
Pilih metode: Pengadaan Langsung / Tender / Seleksi. No WA PIC/PPTK opsional untuk keperluan koordinasi
3
Paste teks jadwal dari SPSE
Salin jadwal dari sistem SPSE/SIPSN lalu paste — sistem akan otomatis mengurai tahap dan tanggal mulai-selesai
4
Klik "Simpan Jadwal"
Data tersimpan ke sheet KalenderKerja dan otomatis muncul di Kalender Bulanan & Calendar Heatmap
⚠️
Catatan Penting Input Jadwal
  • Fitur input jadwal hanya tersedia untuk akun PP yang sudah login
  • Jadwal yang diinput melalui SPSE akan tampil di Kalender Bulanan, Calendar Heatmap, dan tab Jadwal Pengadaan (Gantt)
  • Data Pengadaan Langsung/Tender dari KalenderKerja tidak melewati alur review dokumen — langsung masuk kalender
  • Untuk menghapus jadwal, gunakan tombol 🗑️ di tab Jadwal Pengadaan
C3. Tampilan Popup Detail Paket
🖱️
Klik Bar / "+more" di Kalender
Popup detail otomatis menutup layar "+more" saat dibuka
Tipe KlikHasil
Klik bar E-PurchasingBuka detail pengajuan lengkap (riwayat catatan, dokumen) — khusus akun PP yang login
Klik bar Pengadaan Langsung / TenderBuka tabel tahap-tahap jadwal dari KalenderKerja (nama tahap, tanggal mulai, tanggal selesai)
Klik "+N lainnya"Popup daftar semua paket di hari tersebut — klik salah satu paket untuk detail, popup list otomatis menutup
🌡️ Beban Kerja Pejabat Pengadaan
Heatmap dan timeline beban kerja PP — menggabungkan data E-Purchasing (form) dan Pengadaan Langsung/Tender (KalenderKerja)
D1. Heatmap Beban Kerja (Tabel)
🌡️
Cara Membaca Heatmap Beban Kerja
  • Tabel menampilkan setiap Pejabat Pengadaan dengan kolom Paket Aktif, Total Paket, dan Beban Relatif
  • Bar Beban Relatif — panjang bar bersifat relatif terhadap PP yang paling sibuk (bukan threshold tetap). 🟢 Ringan · 🟡 Sedang · 🔴 Padat
  • Data mencakup paket dari form E-Purchasing + KalenderKerja (Pengadaan Langsung & Tender)
  • Gunakan filter Metode untuk melihat beban per metode pengadaan saja
D2. Calendar Heatmap (GitHub-style)
📅
Cara Membaca Calendar Heatmap
  • Setiap kotak = satu hari. Warna makin gelap = makin banyak paket aktif pada hari tersebut
  • Gunakan dropdown Pejabat untuk melihat heatmap per PP, atau biarkan "Semua Pejabat" untuk tampilan gabungan
  • Data mencakup dua sumber: paket E-Purchasing (tglMulai–tglAkhir) + jadwal KalenderKerja (tanggal_mulai–tanggal_selesai)
  • Klik kotak tanggal untuk melihat daftar paket yang aktif pada hari tersebut — lengkap dengan badge metode (E-Purchasing / PL / Tender)
D3. Jadwal Pengadaan (Kalender Bulanan)
Tab Jadwal Pengadaan menampilkan semua jadwal dalam tampilan kalender bulanan — sama persis dengan Kalender Bulanan tetapi khusus untuk data KalenderKerja (PP input). Hanya tersedia untuk akun PP/Admin yang sudah login.
‹
Maret 2026
›
Hari Ini
📆 Google Calendar
➕ Tambah Jadwal
Rencana Berjalan Selesai E-Purchasing Pengadaan Langsung Tender/Seleksi
Sen
Sel
Rab
Kam
Jum
Sab
Min
25
26
27
28
1
2
3
4
Konsultan Perencana…
5
Belanja ATK Kantor
6
7
Pengadaan Laptop…
8
9
10
11
Seleksi Konsultan…
12
13
Belanja Seragam…
14
15
16
Pengadaan Mebel…
17
Mock tampilan — di sistem nyata data diambil langsung dari Google Spreadsheet
💡
Cara Membaca Jadwal Pengadaan
  • Setiap bar berwarna = satu paket pengadaan. Bar menyambung otomatis antar kolom — nama paket terbaca penuh
  • Warna bar menunjukkan metode/status — lihat legend di atas kalender
  • Tanggal dengan lingkaran kuning = hari ini
  • Klik bar Pengadaan Langsung / Tender → popup tabel tahap dari SPSE
  • Klik "+N lainnya" → daftar semua paket di hari tersebut, klik salah satu untuk detail
  • Gunakan tombol ➕ Tambah Jadwal untuk input jadwal baru dari SPSE (PP/Admin saja)
Panduan Status & Riwayat Catatan
Sistem pencatatan otomatis — setiap update status tersimpan ke Riwayat Catatan dengan nomor urut dan tanggal

📌 Status Progres

Update dilakukan PP secara berurutan. Setiap update wajib disertai catatan (kecuali Diterima).

● Sedang Direviu ● Perlu Perbaikan ● Ditolak ● Diterima ● Proses e-Purchasing ● Selesai Pengadaan

📝 Riwayat Catatan

Setiap catatan yang ditulis PP tidak pernah ditimpa — ditambahkan secara otomatis dengan nomor urut dan tanggal.

1. [12-03-2026 09:15 | Sedang Direviu] Pengajuan diterima, dokumen sedang diperiksa.
2. [13-03-2026 14:30 | Perlu Perbaikan] KAK belum ttd Kepala Dinas. Spektek tidak sesuai DPA pada item RAM (DPA: 16GB, KAK: 8GB).
3. [14-03-2026 10:00 | Diterima] Dok sudah diperbaiki, semua sesuai DPA. Diterima.
4. [15-03-2026 08:45 | Proses e-Purchasing] Proses pembelian dimulai di e-Katalog LKPP.
🗂️
Template Catatan per Status
Salin dan sesuaikan dengan kondisi/temuan
StatusTemplate CatatanTindak Lanjut PP
Sedang DireviuPengajuan diterima, dokumen sedang dalam proses review. (opsional)Review semua dokumen
Perlu PerbaikanKAK belum ttd Kepala Dinas. Spektek tidak sesuai DPA pada item [sebutkan]. Mohon perbaiki dan upload revisi.Hubungi OPD via WA
DitolakDitolak: [alasan jelas]. OPD perlu membuat pengajuan baru setelah koordinasi.Dokumentasikan alasan
Diterima(tidak wajib) Semua dokumen lengkap, Spektek sesuai DPA. Akan diproses EP.Lanjut ke e-Katalog
Proses e-PurchasingProses pembelian berjalan di e-Katalog. Negosiasi: [status]. Estimasi selesai: [tgl].Monitor hingga selesai
Selesai PengadaanProses e-Purchasing selesai.Pengadaan tuntas
Checklist Review Dokumen
Panduan lengkap bagi Pejabat Pengadaan dalam memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen
🔴
Poin Kritis: Kesesuaian Spektek dengan DPA
  • Ini adalah poin paling sering menjadi penyebab perbaikan dan berpotensi menjadi temuan audit
  • Periksa setiap item spesifikasi teknis di KAK/Spektek dan bandingkan dengan DPA instansi OPD
  • Cek: merk, tipe, kapasitas, ukuran, satuan, jumlah — harus identik dengan DPA
  • Jika ada perbedaan sekecil apapun, minta OPD perbaiki sebelum diproses
📄
Review KAK / Spektek
⚠️ Perhatikan kesesuaian Spektek dengan DPA
  • ☐
    File dapat dibuka dan terbaca dengan baik
  • ☐
    Sudah ditandatangani Kepala Dinas/Pimpinan instansi
  • ☐
    Cap/stempel instansi tersedia
  • ☐
    Nama paket sesuai dengan form pengajuan
  • ☐
    🔴 Spesifikasi teknis SESUAI dengan DPA — periksa item per item
  • ☐
    Jenis pengadaan (Barang/Jasa) konsisten di semua dokumen
  • ☐
    Jadwal pelaksanaan tersedia dan realistis
📊
Review Kertas Kerja (HPS)
  • ☐
    File dapat dibuka, berisi perhitungan HPS lengkap
  • ☐
    Nilai total sesuai jumlah anggaran di form pengajuan
  • ☐
    Nilai total tidak melebihi pagu anggaran di DPA
  • ☐
    Komponen biaya dirinci dengan jelas dan wajar
  • ☐
    Harga satuan wajar dan sesuai harga pasar/e-Katalog
  • ☐
    Satuan barang/jasa konsisten dengan KAK dan DPA
🏭
Review Referensi Harga / Penyedia
  • ☐
    File tersedia dan dapat dibuka
  • ☐
    Ditandatangani oleh pejabat penyedia berwenang
  • ☐
    Nama penyedia terdaftar dan aktif di e-Katalog LKPP
  • ☐
    Spesifikasi produk sesuai KAK dan DPA
  • ☐
    Harga penawaran dalam batas HPS
🔎
Verifikasi Data & SIRUP
  • ☐
    Nomor RUP valid di SIRUP (sirup.lkpp.go.id)
  • ☐
    Nama paket sesuai SIRUP
  • ☐
    Nilai anggaran sesuai antara form, SIRUP, dan HPS
  • ☐
    Tanggal e-Purchasing tidak melewati batas SIRUP
  • ☐
    No. WhatsApp PIC dapat dihubungi
📝
Template Isian Catatan per Temuan
Salin dan sesuaikan dengan kondisi/temuan
TemuanContoh Isian Catatan
KAK belum ditandatangani"KAK belum ditandatangani dan dicap Kepala Dinas. Mohon dilengkapi dan upload revisi."
Spektek tidak sesuai DPA"Spesifikasi di KAK tidak sesuai DPA: RAM tertulis 8GB (DPA: 16GB). Mohon sesuaikan dengan DPA dan upload revisi."
Nilai HPS tidak sesuai"Total HPS di Kertas Kerja (Rp 200 Jt) tidak sesuai anggaran di form (Rp 250 Jt). Mohon diperbaiki."
Nomor RUP tidak valid"Nomor RUP [nomor] tidak ditemukan di SIRUP. Mohon cek & koordinasikan dengan bagian perencanaan."
Dokumen diterima"Semua dokumen lengkap, Spektek sesuai DPA. Diterima — akan segera diproses e-Purchasing."
Negosiasi selesai"Negosiasi harga selesai, harga disepakati di bawah HPS. SP sedang dibuat."